Privacy
verklaring.
FlexHero verwerkt persoonsgegevens van kandidaten, sollicitanten, contactpersonen en medewerkers. Hieronder lees je welke verwerkers en subverwerkers wij inschakelen en op welke grondslag gegevens eventueel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven. De volledige privacyverklaring vind je als PDF.
Inhoud
1.Verwerkers en subverwerkers
Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij onderstaande partijen in. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) gesloten. Verwerkers die op hun beurt subverwerkers inzetten, doen dat onder gelijkwaardige verplichtingen.
| Partij | Rol & doel | Verwerkte gegevens | Locatie | Buiten EER? |
|---|---|---|---|---|
| Supabase | Database, authenticatie, bestandsopslag en serverless functies (kern van het platform) | Alle platformgegevens: kandidaat-, sollicitatie-, klant- en huisvestingsdossiers | EU (Frankfurt / eu-central) | Nee |
| Vercel | Hosting en CDN van de publieke website | Technische logs, IP-adres, formulierverkeer | VS · wereldwijd edge-netwerk | Ja |
| OpenAI (subverwerker) | AI-functies: cv-analyse en -samenvatting, intake-assistent, recruiter-coach | CV-inhoud en berichten die de gebruiker aan de AI-functie aanbiedt | VS | Ja |
| DeepL | Machinevertaling van vacatureteksten | Vacaturetekst (in de regel geen persoonsgegevens) | Duitsland (EU) | Nee |
| Railway (subverwerker) | Hosting van de WhatsApp-koppeling (Baileys-bridge) | Telefoonnummer en berichtinhoud van WhatsApp-communicatie | VS | Ja |
| Meta Platforms | WhatsApp Business Cloud API — verzenden en ontvangen van berichten | Telefoonnummer en berichtinhoud | VS / EU | Ja |
| Resend | Verzending van transactionele e-mail | E-mailadres en berichtinhoud | VS | Ja |
| Trengo | Livechat en klantcommunicatie op de website | Chatberichten, e-mailadres, IP-adres | Nederland (EU) | Nee |
| Microsoft (365 / Outlook) | E-mailsynchronisatie voor de backoffice | E-mailinhoud en -metadata | EU / VS | Ja |
Dit overzicht wordt periodiek geactualiseerd. Een actuele lijst van (sub)verwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@flexhero.com.
2.Doorgifte buiten de EER
Waar een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt (kolom "Buiten EER?" = Ja), vindt die doorgifte uitsluitend plaats met passende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde Amerikaanse partijen (AVG art. 45); of
- de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, AVG art. 46), aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie en dataminimalisatie.
Wij geven niet méér gegevens door dan noodzakelijk voor het betreffende doel en beperken de doorgifte tot de hierboven genoemde partijen.
3.Inzet van AI-verwerkers
FlexHero zet AI-diensten (OpenAI, DeepL) in als hulpmiddel bij het samenvatten van cv's, het ondersteunen van intakegesprekken en het vertalen van vacatures. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats in de zin van AVG art. 22: een recruiter beoordeelt en beslist altijd zelf. Gegevens die aan een AI-verwerker worden aangeboden, worden niet gebruikt om modellen van die verwerker te trainen.
4.Vragen of klachten
Vragen over deze verwerkers, over doorgifte of over je privacyrechten? Mail naar privacy@flexhero.com. Beveiligingskwesties kun je melden via admin@flexhero.com (zie ook /.well-known/security.txt). Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
